議事録（寄附行為の書き方）

（議事録）
第十九条　議長は、理事会の開催の場所及び日時並びに議決事項及びその他の事項について、議事録を作成しなければならない。
２ 議事録には、出席した理事全員が署名押印し、常にこれを事務所に備えて置かなければならない。


議事録を残すことは当然ですが、出席理事全員の署名押印を明記しています。一般的な議事録であれば、署名人が代表して署名押印することが多いのですが、あえて出席理事全員としています。これは、法令で要求されているわけではないのですが、文科省が口頭で指導しているようです。しかし、実際問題として、理事会の直後に議事録が完成しているわけではなく、後日に署名押印をもらうには、手間がかかります。郵送のやりとりを何度も繰り返すことになり、外部理事が多い場合は大変です。あらかじめ、ある程度議事録を作成しておいて、その場で完成して署名押印をもらうなどの方法も考える必要があります。

評議員会は代表として署名人のみの署名押印でも支障ありません。また、社会福祉法人などでは実印の押印を求めているようですが、学校法人の場合は、実印である必要はありません。

もちろん、欠席した人は議事録に署名押印できませんので、あらかじめ意思を表明した委任状に署名押印することで代えることになります。この委任状も議事録と共に保管しておくことになります。